Faire valider un document par plusieurs personnes peut vite devenir chronophage : e-mails qui s’accumulent, fichiers en double, mauvaises versions, validations oubliées…
Un workflow de validation de documents permet de simplifier ce processus en organisant automatiquement les différentes étapes et en indiquant clairement à chacun ce qu’il doit faire.
Avec une solution comme myWorkplaceCloud, notre Digital Workplace, les documents et les processus de validation peuvent être centralisés dans un même environnement de travail.
Qu’est-ce qu’un workflow de validation de document ?
Un workflow définit le parcours d’un document entre les différents collaborateurs concernés.
Un workflow type peut suivre ce chemin :
À chaque étape, le document est transmis à la bonne personne. Des notifications peuvent également être déclenchées afin d’éviter les oublis et les relances manuelles.
Le processus devient ainsi plus fluide et surtout plus facile à suivre.
Un exemple concret de workflow documentaire
Prenons une nouvelle procédure interne.
Le collaborateur crée le document et le dépose dans l’espace documentaire de myWorkplaceCloud.
Le responsable reçoit une notification et effectue la relecture. Il peut alors valider le document ou demander des modifications.
Une fois corrigé, le document est transmis au responsable chargé de l’approbation finale.
Après validation, la version définitive peut être publiée auprès des collaborateurs concernés et conservée avec son historique.
Tout le parcours du document est ainsi centralisé, suivi et tracé.
Les avantages d’un workflow pour votre entreprise
Mettre en place un workflow documentaire permet notamment de :
- ⏱️ gagner du temps sur les tâches répétitives ;
- 📄 éviter les erreurs de version ;
- 🔎 savoir rapidement où en est un document ;
- 🔔 automatiser les notifications et relances ;
- 🔐 mieux maîtriser l’accès aux informations ;
- 📋 conserver un historique des actions ;
- 🤝 faciliter la collaboration entre les équipes.
Chacun sait ainsi quoi faire, quand intervenir et où trouver le bon document.
myWorkplaceCloud : une Digital Workplace pour centraliser vos processus
Avec myWorkplaceCloud, les collaborateurs disposent d’un espace de travail numérique unique pour retrouver leurs informations, documents, tâches et échanges.
La gestion documentaire peut être associée aux fonctionnalités collaboratives et aux processus internes afin de limiter la multiplication des outils.
Validation de documents, demandes RH, achats, factures, procédures qualité ou demandes internes : les workflows peuvent être adaptés aux besoins de chaque organisation.
L’objectif est simple : faire du numérique un véritable facilitateur du travail quotidien.
Simplifier avant d’automatiser
Un bon workflow doit avant tout rester simple.
Avant de digitaliser un processus, il est important d’identifier les étapes réellement nécessaires, les personnes impliquées et les éventuels points de blocage.
L’objectif n’est pas de reproduire un processus complexe, mais de le simplifier grâce au numérique.
Vous souhaitez digitaliser vos workflows ?
Notre agence accompagne les entreprises dans leurs projets de Digital Workplace, gestion documentaire, workflows et automatisation des processus.
Avec myWorkplaceCloud, nous vous aidons à centraliser vos outils et à créer des processus adaptés à vos équipes.
